Enterprise-CMS: Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt

Goodbye Feature-Listen? Moderne Enterprise-CMS-Lösungen (ECMS) wie FirstSpirit ECMS, Adobe Experience Manager, Sitecore Experience Manager und Magnolia CMS bieten oft einen in weiten Teilen vergleichbaren Funktionsumfang und können zudem bei Bedarf auch funktional erweitert werden. „Es kommt auf deutlich mehr an als reine Feature-Checklisten“, erklärt Milad Said, ehemals CMS-Consultant bei der Berliner Digitalagentur Neofonie. Im folgenden beschreibt er, welche “weichen” Faktoren und vor allem welche strategische Fragen bei der Auswahl eines ECMS beachtet werden müssen.

CMS–Workflows vor Features stellen

Fast alle erdenkbaren Funktionen lassen sich über die unterschiedlichen CMS-Systeme abbilden. Viel wichtiger ist es, zu wissen, wer mit dem System arbeitet und auf diese Anforderungen einzugehen. Vor allem das Thema Usability gerät verstärkt in den Vordergrund, nicht nur für den Kunden, sondern auch für diejenigen, die das System im Hintergrund pflegen müssen. Die besten Funktionen können implementiert worden sein, wenn sie jedoch in punkto Usability Schwachstellen aufweisen, leiden darunter effektive und effiziente Workflows. Das oberste Ziel muss daher sein, den ECMS-Redakteuren eine intuitive, performante Lösung an die Hand zu geben, mit der sie auch gerne arbeiten.

Marktrelevanz beachten

Die entscheidende Fragen bei der Einführung eines ECMS ist, ob es die entsprechende Marktrelevanz besitzt und intern im Unternehmen genug Know-how vorhanden ist, das ECMS zu warten, zu pflegen und weiterzuentwickeln. Zur Entscheidungsfindung sollte darüber hinaus geprüft werden:

  • Wie viele Integrationspartner gibt es?

  • Wie schnell finde ich Unterstützung für meine notwendigen Anpassungen?

  • Ist die Lösung auch in ein paar Jahren relevant unter Entwicklern?

  • Gibt es Mitarbeiter, die die Lösung bereits kennen und Anpassungen ggf. selbst durchführen können?

Langfristig denken

Die Digitalisierungsstrategie eines Unternehmens ist ein langfristiges Unterfangen. Hier benötigen Entscheider Weitblick und das Wissen, ob das genutzte Enterprise-CMS dieses strategische Vordringen in digitale Gefilde überhaupt stemmen kann. Zudem muss das System problemlos skalieren können, sei es in Bezug auf das eigene Produktangebot, den wachsenden Funktionsumfang oder steigende Zugriffszahlen.

Erfüllt das Enterprise-CMS die gewünschten Anforderungen, heißt das noch lange nicht, dass in Zukunft alle Bedürfnisse gestillt werden. Schon ab dem ersten Einsatz werden im besten Fall künftige Anforderungen überdacht und festgehalten. Auf diesem Weg wird die Konzeption und Umsetzung des ECMS von Anfang an auf einen nachhaltigen, erfolgsorientierten Einsatz vorbereitet.

So macht man es richtig: Baustellen identifizieren – Fahrplan entwickeln

Schritt für Schritt zum richtigen CMS – mit Hilfe dieser drei Maßnahmen passt das CMS in die Unternehmensstruktur:

  1. Prozesse reflektieren, Workflows optimieren: In der ersten Phase der Identifikation wird analysiert, wie die Mitarbeiter im ECMS arbeiten und welche Herausforderungen dabei auftreten. Auch die Faktoren Effizienz und Effektivität müssen hier gründlich geprüft werden. Diese Erkenntnisse helfen dabei, herauszufinden, wie die Effizienz mit der neuen Lösung gesteigert und Fehler im Alltag minimiert werden können.

  2. Funktion des CMS definieren: Wie steht das CMS in der gesamten Infrastruktur des Unternehmens? Ist die Lösung mit bestehenden Systemen kompatibel? Außerdem ist zu prüfen, inwiefern das CMS etwa dank Big Data, Künstlicher Intelligenz oder Personalisierung die digitalen Chancen des Unternehmens ausreizt. Überall dort, wo Prozesse offline stattfinden oder Systeme nicht miteinander verknüpft sind, besteht das Potenzial, das CMS korrekt zu integrieren und automatische Anpassungen für unterschiedliche Kanäle zu implementieren. Ein Beispiel hierfür sind etwa Redaktionen, in denen Print- sowie Online-Inhalte bislang in verschiedenen Prozessen abgewickelt und über die unterschiedlichen Kanäle ausgespielt werden.

  3. Business-Potenziale erkennen: An welchen Stellen liegen bisher unbekannte Chancen? Mithilfe des CMS können mitunter geschäftliche Mehrwerte erzielt werden. Nun liegt es daran, herauszufinden, wo diese liegen und wie sie in den Workflow implementiert werden können. So können Unternehmen beispielsweise in Zeiten von  Content-Commerce deutlich höhere Verkaufszahlen erzielen, wenn ein Onlineshop an das CMS des Händlers angebunden wird. Wird hier ein Automatismus entwickelt, kann das CMS beispielsweise selbst passende Produkte in redaktionelle Artikel implementieren und somit Verkaufschancen erhöhen.

 

Veröffentlichung am 17. April 2019, aktualisiert am 05. Oktober 2020